Az egyezmények a kiállítások álarcában a kapitalizmus egyik legkorábbi formái lehetnek. Amióta az emberek elkezdtek kereskedni egymással, szükség van arra, hogy összegyűljenek, ötleteket cseréljenek és új módokat találjanak a termékek, szolgáltatások vagy ötletek bemutatására. A mai világban az egyezmények nagy üzletet jelentenek. A bibliai idők óta az emberek megértették, hogy egy terméket eladni többet jelent egy jó terméknél, azt is jól és hozzáférhető módon kell bemutatni. Egyes kongresszusok és kiállítások egyik legnagyobb hibája az, hogy zsúfolják a helyiséget, vagy olyan zajosak, hogy az emberek egyszerűen abbahagyják a gondolkodást. A küldöttek nem csak a kongresszus kereskedelmi bemutató részén vesznek részt, amelyet ma kiállítóteremnek neveznek, hanem gyakran használják kongresszusi dollárjukat arra is, hogy egy üzleti utat félig vakációvá alakítsanak. Valójában ma már nem ritka, hogy a kongresszusi küldöttek elhozzák családtagjaikat azzal az ötlettel, hogy vegyítsék az üzletet az örömmel.
Az utazási és turisztikai ágazat szempontjából az egyezmények jelentős gazdasági lökést adnak a fogadó közösségnek. A kongresszusokon dolgozóknak vagy azokon részt vevőknek nagyon sok szolgáltatásra van szükségük a szállodáktól a villanyszerelőkig, a jó éttermektől a közlekedésig. Ezenkívül a kiállítóknak teherszállítási szolgáltatásokra, házon belüli koordinátorokra és kiszolgáló személyzetre lehet szükségük a kiállítások összeállításához és lebontásához. A mai világban a kongresszusoknak is nagy biztonságra van szükségük, nemcsak a lopások megakadályozása érdekében, hanem a kongresszuson kiállítók és a résztvevők védelmében is.
A rendezvények biztonsága és a legtöbbet kihozni kongresszusi üzletéből a Tourism & More a következő ötleteket és javaslatokat kínálja Önnek:
– Határozza meg, hogy városa/helye megfelelő-e egy kongresszushoz.
Mitől különleges a területed? Milyen típusú egyezmények működnének jól az Ön közösségében? Milyen típusú konvenciók nem egyeznek meg közössége szociológiájával?
– Tudja, ki a versenytársa, és mit kínál.
Ha azt állítja, hogy helye központi helyen található, akkor határozza meg, hogy az adott hely miben különleges, és miben különbözik a többi helytől. A valóság az, hogy minden közösség központi helyen helyezkedik el, valahol máshol. Mitől különleges a helyed? Mennyire jók a közlekedési artériái, és mennyire együttműködőek a helyi bűnüldöző szervek a rászoruló utazók megsegítésében? Ne feledje, hogy szinte minden város azt állítja, hogy régimódi vendégszeretetet kínál, és hogy az emberek különlegesek. A legtöbb találkozószervező úgy értelmezi ezeket a kijelentéseket, hogy a közösségnek nincs semmi különleges ajánlata.
– Ne keressen olyan egyezményeket, amelyek nagyobbak (vagy kisebbek), mint amit a városa elbír.
A közösségek gyakran nem gondolják végig egy-egy egyezmény logisztikáját. Ha egy kongresszust szeretne megnyerni, győződjön meg arról, hogy milyen típusú szállodákat kínál, milyen közel vannak az éttermek a kongresszusi központhoz, és milyen szolgáltatásai vannak a kongresszusi központnak. Például az Ön kongresszusi központja fel van szerelve kommunikációs központtal, vezetékes telefonvonalat kínál-e a mobiltelefon-hozzáférésen kívül, vagy a küldötteknek és másoknak is teljes mértékben a mobiltelefonoktól kell függniük? Mennyire szolgálják ki a taxik és az Uberek a kongresszusi központot?
– Soha ne ígérj egy lehetséges egyezménynek azt, amit nem tudsz teljesíteni.
Emlékeztesd azokat, akik egyezményes üzletet keresnek a közösséged számára, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy amit ígérnek, az valós és megvalósítható. A találkozószervezők túlságosan jól tudják, hogyan kell elválasztani az őszinte ajánlatokat a szélhámosoktól. Mindig tegye a legjobb lábát előre, és mosolyogjon az arcára. A valóság az, hogy soha nem tudhatod, mi nyeri (vagy veszíti el) egy egyezmény üzletét. Bánj minden emberrel úgy, mintha ez lenne az a konvenció, amely a közösségedet alakítja vagy megbontja.
– Ha a kongresszusi központ egy kevésbé biztonságos környék közelében van, dolgozzon ki biztonsági tervet a helyi rendőrséggel.
A kongresszusi város hírnevének tönkretételéhez akár egyetlen jól meghirdetett esemény is eltarthat. Gondosan működjön együtt a helyi rendőrséggel, hogy időben és udvariasan biztosítsák a biztonságot. Hasonló módon tegyen meg mindent, ami csak lehetséges, hogy javítsa a kongresszusi központ környékének tereprendezését és környezeti szépségét. Ne feledje, hogy a repülőtér megközelítése és a kongresszusi központot körülvevő környék az, amely a legnagyobb benyomást teszi a látogatókra.
– Alakítsa ki a helyi vállalkozások, szolgáltatások és polgárok körét, akik hajlandóak közösségét kongresszusi közösséggé alakítani.
Ne feledje, hogy a kongresszusok pénzt keresnek, ha a küldöttek elhagyják a kongresszusi központot, és pártfogolnak éttermeket és más vállalkozásokat a közösségben. Ha az Ön közössége gyenge ügyfélszolgálattal rendelkezik, vagy egyszerűen nem turisztikabarát, akkor a kongresszusi résztvevők rosszat mondanak Önről, nem pedig magáról a találkozóról. Minél jobban élvezik a küldöttek a közösséget, annál valószínűbb, hogy szabadidős látogatóként térnek vissza, vagy ajánlják családjuknak és barátaiknak, valamint a találkozószervezőknek.
– Ösztönözni kell a helyi üzleti közösség tagjait, hogy ajándékokat adjanak a kongresszusi résztvevőknek.
Különösen egy kihívásokkal teli gazdaságban a freebee jó reklámforrás, és lehetővé teszi a helyi üzlettulajdonosok számára, hogy új és potenciális ügyfelekkel érintkezzenek. A városon kívüliek gyakran olyan visszajelzést adnak, amit a helyiek soha nem adnak. Ösztönözze a kongresszusi kiállítókat, hogy egyszerű, mégis szemet gyönyörködtető színeket és dizájnt használjanak, hogy vonzzák az embereket a standjukhoz, és ha a kiállítás személyes megbeszéléseket igényel, akkor ügyeljen arra, hogy a standokon mindig elegendő személyzet tartózkodjon. Az ügyfélszolgálat alapvető szabályaira még nagyobb szükség van, ha közössége kongresszusnak ad otthont. Így a kongresszusi központ költséghatékony. Például a találkozószervezők emlékezni fognak arra a tényre, hogy Ön ingyenes asztalterítést biztosított, és a konferencia résztvevői örülni fognak, ha ingyenes számítógép-hozzáférést biztosít.
– Biztosítson tevékenységeket, éttermeket és látnivalók listáját a kongresszus előtt, alatt és után.
A kongresszusok lehetőséget adnak közösséged bemutatására. Ne feledje, hogy a kiállításon mindenki látogató lehet, és potenciális bevételi forrást jelenthet a jövőben.
A szerző, Dr. Peter E. Tarlow elnöke és társalapítója a World Tourism Network és vezet a Biztonságosabb turizmus program.
