ABPCO: A konferencia és a kiállítás egyensúlyát alaposan át kell gondolni

A legutóbbi kerekasztal -beszélgetésen részt vevő ABPCO tagok felismerték, hogy a konferenciáknak a tudáscserére és a tanulásra kell összpontosítaniuk, miközben azzal érvelnek, hogy a kísérő kiállítási bevételek gyakran létfontosságúak egy rendezvény sikeréhez.

Ahogy Therese Dolan, az ABPCO társelnöke megjegyzi: „A tartalom és a fogyasztás közötti harc, amelynek a kommunikációval és a közönség alapos megértésével kell kezdődnie. A kulcskérdés az, hogy értéket biztosítsunk mindenki számára. A tartalom általában mozgatórugója a küldöttek részvételének, de a kiállítóknak látniuk kell a látogatottságot és a befektetés megtérülését. Az egyesületi konferenciákat gyakran kiállítás is kíséri, mert hozzáadott értéket ad a résztvevőknek, miközben olyan bevételeket hoz, amelyek az egyesület egészének, és esetenként maguknak a küldötteknek is hasznot hoznak a csökkentett konferenciadíjak révén.”

Az ABPCO kerekasztal rendezvényei fórumot kínálnak a tagok számára, hogy összegyűjtsék és megosszák összetett ötleteiket és kihívásaikat biztonságos és privát környezetben. Az eseményre a Crowne Plaza London – The Cityben került sor. Számos házon belüli PCO vett részt rajta, hogy a legtöbbet hozhassák ki konferenciáik és kiállításaikból. A legfontosabb eredmények a következők voltak:

• A kiállítások és azok bevételeinek szükségességét az egyesület üzleti tervének és bevételének kulcsfontosságú részének kell tekinteni.
• A szervezők a bemutatók és a kiállítók közötti könnyebb bevezetést.
• A kiállítók fontosságát tükröző nyelv - a partnerek vagy a szponzorok értékesebbnek tűnnek.
• A küldötteknek meg kell érteniük egy kiállítás fontosságát.
• A relevancia fontossága - mind a konferencián megosztott ismeretek, mind a kiállítók kiválasztása szempontjából.
• Az egészségügyi megfelelőség kihívásai egy kiállításon.

Shaun Hinds, a Manchester Central vezérigazgatója vezette a vitát, és hozzátette: „Az esemény valóban sikeres volt, sok érdekes vitát váltott ki. Az Egyesült Királyság számos vezető egyesületi konferenciájának otthont adó kiváltságos helyszínként felbecsülhetetlen betekintést nyújtott számunkra arról, hogyan segíthetjük a szervezőket abban, hogy évről évre növekedjenek és sikeres kongresszusokat tartsanak. ”

Therese így zárja: „Végső soron a konferencia szervezőinek feladata, hogy elősegítsék mind a konferencia, mind a kiállítás sikerét. Ez a kerekasztal-esemény – sok máshoz hasonlóan – hatalmas mennyiségű tartalommal foglalkozott rövid idő alatt, és értékes tanulási lehetőséget kínált minden jelenlévő számára. Nyilvánvaló volt azonban, hogy az egész folyamat legfontosabb része a közösségek összegyűjtésének és kommunikációjának szükségessége volt. Ami az igazat megvallva minden sikeres rendezvény kulcseleme.”